Élap Finance – Documentation

Demande d’achat

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La demande d’achat (ou d’approvisionnement) est un document interne établi par le service demandeur et transmis au service Achats pour l’informer des différents besoins en produits.
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[titled_box title= »Contexte métier » variation= »steelblue »]

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[titled_box title= »Flux de travail » variation= »silver »]

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  1. Saisie de l’en-tête de la DA
  2. Saisie de la liste des articles souhaités
  3. Validation de la DA
  4. Réception des articles

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[titled_box title= »Application » variation= »pearl »]

Les Demandes d’Achat (DA) se gèrent dans le menu « Demandes d’achat« 

L’accueil des Demandes d’Achat

L’accueil des Demandes d’achat est composé de différentes sections :

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  1. Les boutons d’actions (en haut à droite de l’écran).
  2. Le WorkFlow.
  3. Un onglet « Demandes » listant les demandes d’achat déjà créées.
  4. Un onglet « Détails » listant les lignes de DA existantes.

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[image_frame align= »center » width= »500″ height= »241″]https://doc.finance.elap.io/wp-content/uploads/2017/08/DA_accueil_demandes.png[/image_frame]Cliquer sur l’image pour l’agrandir

[image_frame align= »center » width= »500″ height= »239″]https://doc.finance.elap.io/wp-content/uploads/2017/08/DA_accueil_detail.png[/image_frame]Cliquer sur l’image pour l’agrandir

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Pré-requis pour la création / modification / suppression / validation d’une Demande d’achat

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  • Avoir un profil ayant l’accès aux DA.

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Création d’une Demande d’achat (DA)

Le bouton « + » en haut à droite de l’écran permet de créer une nouvelle DA.
Renseigner l’en-tête de la DA et les articles souhaités.

[image_frame align= »center » width= »500″ height= »377″]https://doc.finance.elap.io/wp-content/uploads/2017/08/DA_fiche1.png[/image_frame]Cliquer sur l’image pour l’agrandir

Lorsqu’un utilisateur crée une DA et la valide, cette dernière est « transmise » au magasinier. 2 options s’offrent alors à lui :

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  • Les fournitures demandées sont disponibles en stock. Il passe alors la DA à l’étape « Disponible » lorsqu’elle est prête à être retirée
  • Les fournitures demandées ne sont pas disponibles en stock. Il peut alors la transmettre au service Achats ou faire lui-même une DA pour réapprovisionner son stock, à partir de la DA initialement demandée par l’utilisateur

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[image_frame align= »center » width= »500″ height= »187″]https://doc.finance.elap.io/wp-content/uploads/2017/08/DA_workflow.png[/image_frame]Cliquer sur l’image pour l’agrandir

Lorsque le magasinier envoie sa DA à l’acheteur (qui générera un EJ), la DA initialement faite par l’utilisateur passe automatiquement à l’état « Réappro » pour lui indiquer que sa demande est en cours d’achat.

Une DA peut être créée à partir des lignes de DA existantes. Pour se faire, il convient de sélectionner les lignes de DA à l’état Magasin » dans l’onglet « Détail article », puis de cliquer sur le bouton « nouvelle DA »
Un EJ peut être créé à partir des lignes de DA existantes. Pour se faire, il convient de sélectionner les lignes de DA à l’état « Achat » dans l’onglet « Détail article », puis de cliquer sur le bouton « nouvel EJ »

[image_frame align= »center » width= »500″ height= »106,4″]https://doc.finance.elap.io/wp-content/uploads/2017/09/DA_new_DA.png[/image_frame]Cliquer sur l’image pour l’agrandir
[image_frame align= »center » width= »500″ height= »107,4″]https://doc.finance.elap.io/wp-content/uploads/2017/09/DA_new_EJ.png[/image_frame]Cliquer sur l’image pour l’agrandir

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  • Les passages de « Achat » à « Commandé » et de « Commandé » à « Reçu » sont automatiquement réalisés lors de la validation des EJ et SF liés à la DA. Le retour en arrière se fait donc également automatiquement à la dévalidation/suppression de ces mêmes pièces.

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Duplication d’une Demande d’achat (DA)

Depuis la version 1.17.2 de l’application, il est désormais possible de dupliquer une Demande d’Achat existante.
Ainsi, en cliquant sur le bouton d’action vert  Capture 8 en haut à droite d’une fiche DA, quel que soit son statut, une nouvelle DA est automatiquement créée à l’image de la première. Le statut de cette nouvelle DA est alors Brouillon et ne modifie en rien la DA modèle.
Cette nouvelle DA peut alors être modifiée, validée etc…

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